5 Tipps für den Übergang vom Homeoffice ins Büro

Christina Hölscher Aktuelles

Aktuell gibt es genügend Beiträge zur besseren Organisation im Homeoffice. Mittlerweile arbeiten viele seit einigen Wochen von zu Hause aus und haben sich hier gut eingerichtet. Die Abläufe sind nicht mehr fremd, es spielt sich langsam eine gewisse Routine ein. Der ein oder andere mag das Homeoffice genießen: kein Anfahrtsweg, kein Dresscode, freiere Zeiteinteilung. Jedoch werden sich auch viele wieder auf die Zeit im Büro freuen. Denn das heißt auch: persönlicher Kontakt mit den Kollegen, feste Strukturen und eine klare Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatem.

 

Gerade kurz nach der Krise werden viele Unternehmen eher an eine schrittweise Rückführung zur normalen Arbeitszeit im Büro denken. Es werden weniger Mitarbeiter im Büro sein als üblich, der Rest arbeitet im besten Fall von zu Hause aus. Die Mitarbeiter wechseln sich ab und arbeiten mal im Homeoffice, mal im Büro. Doch wenn es plötzlich möglich ist, einige Tage der Woche im Büro zu arbeiten und den Rest der Zeit von zu Hause aus, dann geht die Orientierung und Organisation wieder von vorne los. Gerade am Anfang in dieser Übergangszeit gibt es viele Fehler, die sich einschleichen können. Wir haben hier 5 Tipps, um die Balance zwischen Büro und Homeoffice zu meistern:

1. Speichern Sie Dateien nicht nur lokal

Gerade im Homeoffice wird man leicht dazu verleitet, die Dateien auf dem Desktop zu speichern. So hat man wichtige Dokumente schnell zur Hand. Vom Datenschutz wollen wir hier gar nicht reden, aber es hat auch den weiteren Nachteil, dass die Dokumente im Büro plötzlich nicht mehr verfügbar sind, sofern nicht der gleiche Laptop genutzt wird. Achten Sie darauf, die Dokumente zentral zu speichern, beispielsweise auf einem Server, auf einem USB-Stick oder in einer Cloud, sodass Sie sowohl vom Büro als auch von zu Haus Zugriff darauf haben.

2. Bleiben Sie in Verbindung

Gerade, wenn Sie mit mehreren Kollegen wieder im Büro sind und nur ein Kollege im Homeoffice arbeitet passiert es schnell, dass Absprachen im Büro getroffen werden. Über die Schreibtische hinweg oder selbst durch Rufen ins Nachbarbüro ist das problemloser möglich als aus dem Homeoffice heraus. Achten Sie darauf, die Kollegen im Homeoffice nicht zu benachteiligen. Bleiben Sie in Verbindung und tauschen Sie sich regelmäßig aus. Dabei ist es egal, ob Sie über einen Messengerdienst kommunizieren, regelmäßig Telefonate durchführen oder auch ein Tool wie zum Beispiel Slack nutzen. Protokollieren Sie alle wichtigen Neuigkeiten, sodass alle darauf zugreifen können. Egal ob im Büro oder zu Hause. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, dann erkundigen Sie sich regelmäßig bei Ihren Kollegen, ob es etwas Neues gibt.

3. Planen Sie Ihre Erreichbarkeiten

Wenn alle Mitarbeiter im Büro sind, ist mit einem Blick schnell klar, ob jemand am Platz ist oder gerade Pause macht. Bei Mitarbeitern im Homeoffice, gestaltet sich dies schwieriger. Unser Tipp: Nutzen Sie einen Kalender und geben Sie allen relevanten Kollegen zumindest ein Ansichtsrecht. Tragen Sie ein, wann sie erreichbar sind, wann Sie Termine haben, wann Sie Pause machen und wann Sie sich im Feierabend befinden und nicht mehr gestört werden wollen. So können alle nachsehen, wann Sie im Homeoffice erreichbar sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nicht dauerhaft erreichbar sein müssen. Jeder weiß, wann er mit einer Antwort von Ihnen rechnen kann.

4. Haben Sie einen Notfallplan bei technischen Problemen

Gerade bei der Arbeit von zu Hause aus kann einiges schiefgehen. Klar, das Internet ist ein großer und wichtiger Punkt. Aber es kann auch passieren, dass nach einem Update plötzlich eine Software nicht mehr funktioniert. Oder, dass Updates ohne Adminrechte nicht durchgeführt werden können. Dies kann die Arbeit stark behindern bis unmöglich machen. Im besten Fall sollte vom Unternehmen für solche Fälle ein Notfallplan bereitstehen. Beispielsweise technischer Support per Telefon oder per Tool (bspw. Teamviewer).

5. Visualisieren Sie Kapazitäten

Im Büro sieht man direkt, ob der Kollege viel zu tun hat oder sich andere Beschäftigungen sucht. Wenn der Kollege von zu Hause aus arbeitet, wird dies jedoch nicht so klar. Wenn dann Aufgaben auf der Strecke bleiben kommt schnell der Verdacht auf, dass er zu Hause nicht arbeitet, sondern lieber die Sonne genießt. Damit hier etwas mehr Transparenz geschaffen wird und auch freie Kapazitäten besser erkannt und genutzt werden können, sollten die Aufgaben visualisiert werden. Sei es durch ein gemeinschaftlich genutztes Tool wie Trello, ein Projektmanagementtool wie Bitrix24 oder auch durch ein Protokoll, in dem alle Aufgaben festgehalten werden. So kann auch bei der Suche nach Unterstützung in den eigenen Aufgaben gezielt eine Person angesprochen werden, die aktuell vielleicht nicht ganz so dringende Aufgaben hat. Oder man kann Kollegen im Homeoffice seine Hilfe anbieten, denn hier sieht man andernfalls nicht, wie ausgelastet die Kollegen sind.

Fazit

Mit ein paar einfach Tipps gelingt das Arbeiten im Homeoffice noch besser. Achten Sie darauf, von allen Arbeitsplätzen aus Zugriff auf Ihre Dateien zu haben. Bleiben Sie dazu in regelmäßigem Kontakt mit Ihren Kollegen, schreiben Sie bei wichtigen Absprachen ein Protokoll und visualisieren Sie Ihre Kapazitäten. Außerdem sollten Sie Ihren Kollegen transparent machen, wann Sie erreichbar sind und wann Sie terminlich fest eingebunden sind. Im besten Fall haben Sie außerdem für technische Probleme einen Notfallplan in der Hinterhand.

Dazu gelten natürlich die üblichen Tipps für das Arbeiten im Homeoffice. Schreiben Sie sich eine To-do-Liste (auch wichtig für das Visualisieren der Aufgaben), planen Sie feste Arbeitszeiten & Pausen ein und richten Sie sich Ihren Arbeitsplatz angenehm ein.

Vor der Corona-Krise war Homeoffice in den meisten Unternehmen nicht möglich. Wir wünschen uns, dass einige Unternehmen etwas aus der Krise mitnehmen und sie dazu nutzen, Homeoffice für die Mitarbeiter zu ermöglichen.

Christina Hölscher ist Soziologin und Erziehungswissenschaftlerin (B.A.), M.A. in Erwachsenen- und Weiterbildung sowie Social Media Managerin (IHK) und Online Marketing Managerin (IHK). Für die Business Academy Ruhr arbeitet sie in den Bereichen eLearning, Qualitätsmanagement sowie im Projektmanagement.