Apps zur digitalen Zeiterfassung – Exceltabelle Adé?

Christina Hölscher Unternehmertum

Wirft man mal einen Blick auf die Arbeitszeiterfassung in verschiedenen Unternehmen, dann fällt eines sofort auf: Es gibt keine einheitlichen Regelungen. Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, wie die Arbeitszeit erfasst werden soll. Dass die Arbeitszeit überhaupt erfasst wird, dient unter anderem dem Schutz des Arbeitnehmers. Laut dem Arbeitszeitgesetz ist klar geregelt, wie lange ein Arbeitnehmer arbeiten darf. Damit diese Gesetze auch nachvollziehbar eingehalten werden, ist eine Erfassung der Arbeitszeit Pflicht. In der Ausgestaltung sind die Unternehmen jedoch frei. Hier reichen die Möglichkeiten vom klassischen Aufschreiben mit Papier und Stift über Apps bis hin zur moderneren digitalen Zeiterfassung.

Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung

Papier und Stift waren gestern, mittlerweile gibt es viele digitale Möglichkeiten, die eigene Arbeitszeit zu erfassen. Sei es ganz klassisch über eine Excel-Tabelle, die automatisch die Stunden ausrechnet oder über verschiedene Software oder Apps.

Der Nachteil bei der Nutzung von Apps oder Software ist häufig, dass die Software bzw. die Apps zunächst gestartet werden muss, um die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Ggf. muss noch ein Update am PC gemacht werden, bevor man anfangen kann zu arbeiten. So kann Zeit vergehen, die man bereits im Büro verbringt, ohne dass sie als Arbeitszeit zählt. In einigen Tools kann man die Arbeitszeit zwar noch manuell verändern, je nach Unternehmenskultur kann das jedoch schwierig werden.

Wir haben unterschiedliche Tools zur digitalen Zeiterfassung getestet. Drei stellen wir in diesem Beitrag kurz vor und geben ein kurzes Feedback, ob wir die Tools empfehlen würden.

Die Zeiterfassungsapp Stempeluhr II

App-Screenshot der Stempeluhr 2 - ein einfaches Tool der digitalen Zeiterfassung.

Auch für die Unternehmensorganisation ist es wichtig, den Überblick über mögliche Überstunden zu behalten. Ist ein Mitarbeiter immer wieder zu ausgelastet und schiebt Überstunden?

Eine reine Arbeitszeiterfassungsapp ist beispielsweise die App „Stempeluhr II“. Hier können die Arbeitszeiten und Pausen protokolliert werden. Auch der Urlaub kann eingetragen werden, sodass man eine Übersicht über die restlichen Urlaubstage des Jahres hat. Optisch erinnert die App an eine Excel-Tabelle. Man trägt jeden Tag Arbeitsbeginn und -ende ein, die Pause und die Sollstunden. Den Rest erledigt die App. Urlaub kann einfach eingetragen werden, das Farbedesign kann mit großen Einschränkungen angepasst werden.

Wer einfach von der Excel-Tabelle wegkommen möchte, stattdessen lieber eine App nutzt und mit minimalen Einstellungsmöglichkeiten zufrieden ist, für den ist die App gut geeignet.

Kritisch ist jedoch anzumerken, dass die App bei jeder Aktion nach Zugriff auf Fotos, Medien und Dateien fragt. Wieso ist leider nicht ganz klar. Unter dem Aspekt des Datenschutzes ist die App also eher nicht zu empfehlen!

Clockodo als Desktop- und App-Anwendung

Das Tool Clockodo bietet den Vorteil, dass es sowohl am Desktop als auch in der App nutzbar ist. So kann man den Vorteil eines großen Desktops im Büro nutzen und hat trotzdem immer die Möglichkeit, auch von unterwegs auf die Daten zuzugreifen. Hier ist nicht nur die minutengenaue Arbeitszeit- und Pausenerfassung möglich, auch Urlaub und Krankheit kann erfasst werden.

Je nach Unternehmenskultur ist es möglich, eine nachträgliche Bearbeitung der Arbeitszeit für Mitarbeiter zu erlauben oder auch zu sperren. Auch Arbeitszeiten für projektbezogene Arbeiten können dokumentiert werden. So kann immer der Überblick über das Verhältnis zu den Arbeitsstunden und dem Budget im Blick behalten werden. Daraus resultierend können Rechnungen erstellt werden, sodass auch hier mithilfe einer Schnittstelle eine Arbeitserleichterung vorhanden ist.

Insgesamt bietet das Tool die wichtigsten Funktionen der Zeiterfassung in einem angenehmen Design. Alles ist übersichtlich angeordnet und es gibt keine überflüssigen Aspekte. Besonders schön ist, dass das Tool DSGVO-Konform angelegt ist, sodass man sich keine Sorgen um den Datenschutz machen muss.

Die Mitarbeiter App

App-Screenshot der Mitarbeiter App von appdialog - ein einfaches Tool der digitalen Zeiterfassung.

In der App von appdialog wird die Zeiterfassung auch visuell schön dargestellt. Hier sieht man auf einem Blick, ob man zu viele Überstunden o. Ä. macht.

Ein Alleskönner ist „Die Mitarbeiter App“. Hier gibt es eine kostenlose Version, die sich für kleine Unternehmen gut eignet. Für größere Unternehmen können vielen Funktionen generell zu unübersichtlich werden. Werden mehr

Funktionen benötigt, dann muss dafür bezahlt werden. Der Funktionsumfang ist bei diesem Tool insgesamt sehr hoch. Die Mitarbeiter melden sich bei einem Unternehmen an und können so eine Art Intranet nutzen.

Natürlich hat man hier die Möglichkeit, die Arbeitszeit einzutragen. Das geht entweder manuell oder man lässt alternativ einen Timer mitlaufen. Hier kann man die Uhrzeit einstellen, zu der man angefangen hat, zu arbeiten. Vergisst man dies also einmal, kann das nachträglich eingestellt werden. Auch Urlaub oder Krankheit kann in der App eingestellt werden. Zusätzlich zur Übersicht in der App besteht die Möglichkeit, eine Monats- oder Jahresübersicht per App herunterzuladen.

Neben der Zeiterfassung ist es jedoch auch möglich, eigene Aufgaben zu planen und an Mitarbeiter zu delegieren. Auch Dokumente und Kontakte können in der App verwaltet werden. Fahrtkosten, Reisekosten, Verpflegungskosten können erfasst werden, Projekte können angelegt und mit Dokumenten verknüpft werden. Auch eine News-Seite ist vorhanden, auf der Neuigkeiten aus dem Unternehmen dargestellt werden können.

Bedingt durch die relativ geringe Displaygröße ist es hier jedoch schwierig viele Informationen unterzubringen. Wer eine große Anzahl an Aufgaben zu bewältigen hat, sollte diese eher nicht in der App verwalten. Dementsprechend ist die App eher für kleine Unternehmen mit einer geringen Mitarbeiterzahl bzw. für kleine Teams geeignet. Gerade auch dann, wenn man sich vielleicht nicht täglich im Büro sieht.

Wie konform die App mit der DSGVO ist, ist jedoch nicht ersichtlich.

Fazit

Digitale Tools zur Arbeitszeiterfassung können sehr hilfreich sein. Nicht jedes Tool eignet sich jedoch für jedes Unternehmen gleich gut oder schlecht. Hier muss nach individuellen Präferenzen geguckt werden. „Die Mitarbeiter App“ vereint beispielsweise viele nützliche Funktionen. Bei kleineren Teams sicher sehr hilfreich und gut nutzbar. Wenn die Teams jedoch größer sind, dann kann es hier schnell unübersichtlich werden und es bietet sich eher eine minimalistischere App an. Wer außerdem nicht auf den Komfort eines großen Bildschirms verzichten möchte, der sollte sich Clockodo als professionelles Tool zur Zeiterfassung genauer anschauen.

Christina Hölscher ist Soziologin und Erziehungswissenschaftlerin (B.A.), M.A. in Erwachsenen- und Weiterbildung sowie Social Media Managerin (IHK) und Online Marketing Managerin (IHK). Für die Business Academy Ruhr arbeitet sie in den Bereichen eLearning, Qualitätsmanagement sowie im Projektmanagement.