Nützliche Apps und Tools für den Arbeitsalltag 4.0

Während der (Berufs-)Alltag immer schnelllebiger wird, steigt auch die Anzahl von technischen Möglichkeiten zur Unterstützung des Berufsalltags und die Orientierung wird schwieriger. Die Meisten haben schon eine Vielzahl von Apps auf ihren Smartphones und nur wenig Lust, sich weitere Apps herunterzuladen, deren Einsatz nicht klar ist. Was kann ich nutzen, um meine Informationsflut einzudämmen und nur noch die Informationen zu erhalten, die ich wirklich brauche? Welche Möglichkeiten gibt es, Links zu speichern oder große Dateien zu versenden? Das sind eher einfache Fragen. Komplexer wird es, wenn es darum geht, kollaborative Zusammenarbeit und Kommunikation im Team mit Tools und Anwendungen für den Arbeitsalltag zu fördern. Deshalb möchte ich in diesem Zuge nützliche Apps und Anwendungen vorstellen.

Bereits kleine Unternehmen kennen die Problematik gestörter oder fehlender Informationsflüsse, sobald Mitarbeiter*innen nicht mehr täglich vor Ort sind, weil sie entweder unterschiedliche Arbeitsverträge haben oder beruflich viel unterwegs sind. Auch unsere Mitarbeiter*innen sind durch unterschiedliche Projekte, Arbeitszeiten und -modelle nicht immer gleichzeitig im Unternehmen anwesend. Selbst Vollzeitkräfte haben mal Urlaub, sind als Dozenten unterwegs oder fallen krankheitsbedingt aus. Bereits kleine Unternehmen haben also häufig die Situation, dass Informationen (zum Beispiel aus Besprechungen) so zugänglich gemacht werden müssen, dass auch diejenigen darauf zugreifen können, die am Tag der Besprechung nicht anwesend waren. Zahlreiche Unternehmen mailen dann Gesprächsprotokolle rum, in der Hoffnung die nicht-anwesenden Mitarbeiter*innen lesen diese per Mail versendeten Protokolle. In der heutigen Flut von eMails ist das sicherlich eine fromme Hoffnung. Zumal viele Mitarbeiter*innen zu Hause keinen Zugriff auf ihre beruflichen Mails haben und somit erst Tage (oder Wochen) später viele Mails und Protokolle abarbeiten müssen. Keine gute Lösung. Noch komplizierter wird es, wenn Teams zusammen arbeiten, die sich nicht regelmäßig sehen. Wie tauschen sie sich über Arbeitsstände aus? Wie geben sie wichtige Informationen weiter, ohne dass etwas verloren geht. Mails sind in solchen Abläufen immer eine unglückliche Lösung.

Digitale Arbeitsbedingungen erfordern neue Lösungen

Nützliche Apps und Anwendungen erleichtern den Arbeitsalltag — Im Arbeitsalltag können viele nützliche Apps für Erleichterung sorgen

Als digital arbeitendes Bildungsunternehmen beschäftigen wir uns kontinuierlich mit neuen Tools, Apps und Anwendungen, die wir sowohl im beruflichen Kontext, als auch zur Entlastung nutzen könnten. Dabei haben viele unserer Mitarbeiter*innen bereits nützliche Apps für sich gefunden. Die einen arbeiten mit digitalen To-do-Listen, um sich selbst zu organisieren, andere wiederum speichern ihre Links und spannende Artikel mit Tools und weitere Kolleg*innen tauschen sich digital über die aktuellen Arbeitsstände ihrer Projekte aus. So haben wir als Team der Business Academy Ruhr einen internen Wissensspeicher rund um nützliche Apps, Tools und Anwendungen für den Arbeitsalltag zusammengetragen. Als uns die ersten Unternehmen zu einem solchen Thema für Inhouse-Schulungen angefragt haben, kam uns unser Wissens-Speicher zugute. Nachgefügt haben wir eine Liste in Bezug auf nützliche Apps zusammengestellt, die wir bevorzugen. Diese erhebt keinen Anspruch auf Ausschließlichkeit. Im Gegenteil, es existiert eine Vielzahl an ähnlich guten oder besseren Tools, Apps und Anwendungen. Wir müssen hier allerdings eine Auswahl treffen, warum also nicht eine Erfahrungsbasierte.

Wissens- und Informationsmanagement

Nicht nur meine pädagogischen Wurzeln, sondern vor allem meine lange Hochschul-Laufbahn haben mich für dieses Thema besonders sensibilisiert. Als ich als Hochschullehrerin eine Vielzahl von Fachpublikationen innerhalb kürzester Zeit lesen und verbreiten musste, wurde mir bewusst, wie schnelllebig unser Wissen ist und wie schwierig es ist, sich auf dem Laufenden zu halten und Dinge so abzuspeichern, dass man sie wiederfindet. Hier habe ich mir das Arbeiten mit zwei Tools angewöhnt, die mein eigenes Wissensmanagement deutlich erleichtern:

Feedly: Feedly ist ein RSS-Feedreader, der auch in der kostenfreien Variante mit bis zu 100 Quellen im Abo wunderbar als digitales Newsboard verwendet werden kann. Es dauert eine kleine Zeit, bis man sich den Feedreader so eingerichtet hat, das man nur noch hochwertige Beiträge bekommt. Aber dann ist Feedly unschlagbar. Ich verschaffe mir innerhalb kürzester Zeit einen guten Überblick über die Themen / Begriffe, die ich eingestellt habe. Ich lese also sehr gefiltert nur noch dass, was für mich spannend ist. Meine kleine digitale News-Maschine, die ich als App auf dem Smartphone immer bei mir habe. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Feedly funktioniert.
Evernote: Evernote schließt gleich an Feedly an. Denn wenn ich in meinem Newsfeed einen spannenden Artikel entdecke, den ich gern später lesen möchte, speichere ich mir diesen bei Evernote. Dort organisiere ich die spannenden Links nach Themen. Evernote ist ein Tool, mit dem man sich generell organisieren kann. Von dem Speichern von Links und Notizen bis hin zur Verwaltung und Organisation von Projekten. Ich nutze die kostenfreie Variante, da wir im Büro ein anderes Tool für das Team- und Projektmanagement nutzen. Für mich ist Evernote mein digitales Notizbuch, mein Ideensammler, mein Kreativ-Speicher-Tool. Auf den Evernote-Seiten sind die Funktionen und verschiedenen Preis-Modelle, aber auch Einführungen sehr gut erklärt.

Arbeitsorganisation

Für die Arbeitsorganisation im Team kann man entweder viele verschiedene Tools für einzelne Funktionalitäten nutzen oder ein großes Projektmanagement-Tool, das eine größere Bandbreite von Funktionen abdeckt. Wir arbeiten mit einer Reihe von Tools, die unsere Zusammenarbeit als Team, aber auch die Organisation unserer Lehrgänge oder Projekte erleichtern. Die vorgestellten Tools funktionieren für kleine Teams sehr gut. Es müsste jedoch geprüft werden, ob andere Tools für größere, komplexere Arbeitsumgebungen nicht besser geeignet sind.

Bitrix24: Ist im Grunde ein Tool, das für Kundenmanagment entwickelt wurde. Man kann damit jedoch auch genauso gut Prozesse und Projekte steuern. Man hat dort ein eigenes Social Intranet (das ähnlich aufgebaut ist wie Social Media Plattformen). Dort kann man News posten und sich mit einzelnen Kolleg*innen austauschen. Zusätzlich gibt es den Bereich “Aufgaben und Projekte”. Hier kann man mit mehreren Personen an Projekten arbeiten, indem man als Team Aufgaben und Zwischenziele setzt. Das Ganze kann man aber auch für sich als Einzelperson nutzen, um sich selbst zu organisieren. Das System hat eine Kalender-Funktion, die auch mit verschiedenen Rechten versehen werden kann, eine Dokumentenablage, einen eigenen Drive und vieles mehr. Zu Beginn ist das Eingeben der Prozesse aufwendig, aber es lohnt sich. Informationen werden transparent, man kann sich im System an vieles erinnern lassen, Tages-To-do’s abarbeiten oder Arbeiten delegieren. Je komplexer Arbeitsfelder werden, desto mehr zeigt sich der Nutzen eines solchen Systems.
Small-pdf: Als Bildungsträger halten wir natürlich häufig Präsentationen. Diese können auch mal sehr groß werden, vor allem wenn man mit vielen Grafiken arbeitet. Wir möchten jedoch den Teilnehmern nach unseren Workshops die Gelegenheit geben, nachzuarbeiten und sich zu vertiefen. Also versenden wir häufig (überwiegend sehr große) Dateien. Selbst die Präsentationen haben oft mehr als 5 GB. Da zahlreiche Mail-Anbieter keine Anhänge über 5 GB zulassen, sind wir darauf angewiesen, unsere PDF-Dateien zu verkleinern. Das funktioniert hervorragend mit dem small-pdf-Tool.
WE-Transfer: Ist die Datei immer noch zu groß, um sie zu versenden, kommt WeTransfer ins Spiel. In der freien Version kann man bis zu 2 GB-Dateien versenden (und bis zu 20 GB empfangen), in der Plus-Version bis zu 20. Das ist spannend, wenn man mal größere Grafiken oder Film(chen) versenden muss. Das große Plus ist die einfache -absolut intuitive- Handhabung von WE-Transfer. Man muss sich nirgendwo vorher registrieren, zwingt seinen Empfangs-Partner ebenfalls nicht dazu und kann das Tool sofort nutzen. Es folgt einem Mail-Aufbau, sodass selbst unerfahrene User, WE-Transfer nutzen können.

Nützliches Drumherum

Neben den Tools, die direkt etwas mit der Arbeit zu tun haben, verwenden wir auch nützliche Apps für Kontexte, die vielleicht für andere Themen entwickelt wurden. Diese Apps helfen uns beim Organisieren unserer Büro-Einkäufe, genauso wie bei Dienstreisen.

Bring: Mit dieser App können verschiedene Gruppen gemeinsam ihre Einkäufe organisieren. Man trägt dort über die eMail-Adresse Nutzer ein und kann dann gemeinsam eine Einkaufsliste führen. So entstehen keine Lücken mehr im Kühlschrank oder bei Schnell-Einkäufen, weil jemand vergessen hat, Bescheid zu sagen, dass Kaffee fehlt. Man kann verschiedene Läden anlegen und sich benachrichtigen lassen, wenn dort etwas in die Einkaufsliste ergänzt wurde. Funktioniert übrigens auch im Privaten sehr gut, wenn man mit mehreren Personen für das Einkaufen zuständig ist.

Leo: Meine Favorit-App für das Ausland. Es ist sowohl als Wörterbuch nutzbar, als auch als Vokabeltrainer. Man erhält dort Begriffsdefinitionen, kann sich die Aussprache anhören und sich die Einbindung in Sätze zeigen lassen, Synonyme und und und. Bei den Sprachen kann man zwischen Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Chinesisch, Russisch, Polnisch und Portugiesisch wählen.

Nützliche Apps für die Entlastung im Arbeitsalltag

Das war eine kleine Auswahl der Apps, Tools und Anwendungen, die ich im Arbeitsalltag und im Team gern nutze. Sicherlich gibt es eine Vielzahl anderer Apps, die ähnliche Funktionen haben oder noch besser sind. Mit diesen hier beschriebenen Anwendungen habe ich jedoch Erfahrungen und nur darüber kann ich aus der Praxis-Perspektive schreiben.