Social Media Umsetzung für KMU, NGOs und Vereine
“Social Media Marketing ist nur für große Firmen interessant, die bereits viel Umsatz machen und über entsprechende Werbebudgets und viel Personal verfügen. Alle anderen, wie zum Beispiel kleine Vereine, können da nicht mithalten und brauchen auch gar nicht erst anzufangen, es ist vergebene Mühe!”
Wer so denkt, hat vermutlich große Werbekampagnen vor Augen und unterschätzt dabei die vielfältigen Möglichkeiten, in den sozialen Netzwerken auf sich aufmerksam zu machen. Tatsächlich ist dies besonders gut für gemeinnützige Vereine, andere Organisationen und Gruppen aller Art geeignet, genau wie für kleine Unternehmen und Familienbetriebe oder Einzelunternehmen. Es stellt sich meist gar nicht erst die Frage, ob man mit Social Media beginnt, sondern eher wie man es umsetzen wird. Oft ist es sogar die einzige relevante Möglichkeit, schnell und zielgenau diejenigen Menschen zu erreichen, die man auch ansprechen möchte. Gerade bei kleinem Budget und mit relativ geringem Zeitaufwand. So kann die Öffentlichkeitsarbeit via Social Media nicht nur die Bekanntheit steigern, sondern auch für neue Mitglieder, Sponsoren oder Kunden sorgen. Ohne diese kann keine Organisationsform auskommen und schon früh muss eine Kommunikationsstrategie entwickelt werden. Oft schon vor oder zumindest parallel zur eigentlichen Gründung. Je früher, desto besser. Wie das geht und worauf dabei geachtet werden muss, darüber berichten wir in diesem Beitrag aus der Sicht von Verantwortlichen in KMU, NGO´s und anderen Organisationsformen.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist Social Media heute so wichtig geworden?
Warum kann Social Media gerade für kleinere Strukturen so wichtig werden?
Überfordert von Social Media? Wir brauchen einen Plan. Am besten einen richtig guten!
Social Media ist doch kostenlos, oder?
Zielgruppe(n) für Sportvereine
Warum ist Social Media heute so wichtig geworden?
Social Media ist heute aus einem einfachen Grund so wichtig geworden: Weil die Menschen miteinander kommunizieren möchten. Sie informieren sich über Neuigkeiten, tauschen sich aus, geben Tipps und Informationen und möchten neueste Erlebnisse miteinander teilen. Vor allem suchen die Menschen nach Informationen in den sozialen Netzwerken, sei es für Events oder andere Aktivitäten aller Art. Mehr als 50% aller Kaufentscheidungen werden erst dann getroffen, nachdem man sich online informiert hat oder auf ein Produkt aufmerksam gemacht wurde. Was früher noch über Telefon oder das gute alte Faxgerät erledigt wurde, erwartet der Kunde heute als Service per Social Media. Unternehmen oder andere Organisationen sollen gut erreichbar sein, Informationen liefern und möglichst schnell Fragen beantworten können. Dies ist längst kein überzogenes Wunschdenken mehr, sondern zum Alltag für viele Menschen geworden. Informationen über ein Produkt oder eine Leistung bekomme ich online genauso wie eine mögliche Anlaufstelle bei Fragen. Viele Menschen haben sich längst an die Nutzung von sozialen Netzwerken oder speziellen Apps der Unternehmen gewöhnt und nutzen diese vorzugsweise. Umgekehrt entsteht eine gewisse Erwartungshaltung, die auch kleinere Unternehmen erfüllen müssen. Sonst besteht schnell die Gefahr, in den sozialen Netzwerken nicht wahrgenommen zu werden oder vom Kunden ignoriert zu werden. Beides können sich weder Unternehmen noch Vereine oder andere Organisationsformen leisten. Je jünger die Zielgruppe, desto stärker mag dies in den Vordergrund treten. Gleichzeitig bietet es viel Spielraum und große Chancen, mit Kunden und Interessenten in direkte Kommunikation zu treten. Dafür hätte man früher einen viel größeren Aufwand gebraucht, schließlich kann man nicht jedem Kunden jeden Tag einen Brief schreiben. In Social Media ist das möglich, zumindest so ähnlich. 😉
Warum kann Social Media gerade für kleinere Strukturen so wichtig werden?
Social Media ist oft der kleinste gemeinsame Nenner für eine gelungene Kommunikation mit Kunden und Interessierten. Ich kann auf einfache Weise das Unternehmen oder die Organisation präsentieren und darstellen, Meinungen einholen, einfach nur informieren oder mich austauschen. Diese Vielfältigkeit ist anders nur auf vielen verschiedenen Wegen zu erreichen, die schnell den zeitlichen Aufwand einer kleineren Struktur überfordert. Zusätzlich können mir Mittlerfiguren und Influencer als Unterstützung dienen und meinem Unternehmen oder meiner Struktur zu einer größeren Verbreitung in der Öffentlichkeit verhelfen. Nicht selten werden auch Servicegedanken damit abgedeckt. Das heißt, meine Hotline findet einfach in Social Media statt. Oder ich stehe Mitgliedern und Kunden mit vielen Informationen zur Verfügung, z.B. über die nächsten Veranstaltungen oder wie ich ein Produkt richtig nutze. Für all das müsste außerhalb des Social Media viel in Technik und eigene Plattformen investiert werden. Außerdem kann ich gut Anregungen der Community aufnehmen und umsetzen. Das heißt, meine Struktur nähert sich immer mehr den Interessierten.
Dabei sollte niemals vergessen werden, dass Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Sonst wäre es ein Monolog. Doch genau dies bereitet vielen beim Start in die digitale Kommunikation Schwierigkeiten. Sie senden Informationen, wie zum Beispiel das Foto eines Produktes, und erwarten anschließend entsprechende Reaktionen. Welche auch immer. Aber was machen wir nun mit diesen Reaktionen und wie gehen wir damit um? Kommen überhaupt welche? Und warum sind manche Reaktionen nicht die, die ich erwartet habe und die ich eigentlich gar nicht gebrauchen kann?
Überfordert von Social Media? Wir brauchen einen Plan. Am besten einen richtig guten!
Egal ob als Freelancer, als kleiner Verein oder als Unternehmen: An irgendeinem Punkt kommt jeder auf die Idee, mit Social Media zu beginnen. Doch bevor man jetzt willkürlich Accounts anlegt und Profile einrichtet, sollte man sich zunächst ein paar Gedanken darüber machen, wie man dies in Zukunft organisiert und an welche Zielgruppen es eigentlich gerichtet ist. Denn nur dann kann ich die Vorteile von Social Media nutzen und diejenigen Menschen erreichen, die auch von meinem Angebot profitieren werden. Zunächst startet man mit einer Ist-Aufnahme, wo steht mein Unternehmen oder mein Verein zurzeit und welche personellen oder finanziellen Ressourcen habe ich zur Verfügung. Bei den personellen Ressourcen gilt es natürlich zu beachten, ob entsprechende Erfahrungen und Qualifikationen bereits vorhanden sind. Ansonsten wäre der erste Schritt, über entsprechende Weiterbildungen nachzudenken. Alternativ lassen sich die Aufgaben in Social Media auch an Freelancer oder Agenturen übertragen. Dazu muss natürlich ein gewisser finanzieller Spielraum vorhanden sein. Im Grunde ist es ganz einfach zu überlegen: Kann ich selbst oder eine andere Person Social Media für uns machen und habe ich überhaupt ein Budget dafür? Denn ohne Bezahlung sollte direkt von einer Auftragsarbeit abgesehen werden. Auch sogenannte Gefälligkeiten oder Tauschgeschäfte können zwar in anderen Bereichen funktionieren, haben aber in Social Media nichts zu suchen. Sonst leidet schnell die Qualität und definierte Ziele sind kaum erreichbar. Unabhängig von einer rechtlichen Grauzone, weil Haftungsfragen so nicht berücksichtigt werden können.
Als Gründer oder als Person im Vorstand eines Vereins oder einer Genossenschaft kenne ich das Projekt und die Vorhaben am besten und kann bestimmen, welche anderen Personen an der Umsetzung beteiligt werden können. Denn: finde ich selbst nicht immer genügend Zeit, um mich regelmäßig um die Kommunikation zu kümmern und neue Inhalte zu posten, können dies auch andere Personen in meiner Organisation übernehmen. Dafür sind Absprachen erforderlich und eine nachweisbare Strategie muss vorgegeben werden.
Wenn die Frage des “wer macht was” zunächst geklärt ist, sollte man sich umschauen, welche Maßnahmen der Wettbewerb oder andere Organisationsformen im Bereich der digitalen Kommunikation bereits unternommen haben. In manchen Fällen kann dies ein guter Ansatz sein, um daraus eigene Strategien zu entwickeln. Manchmal erkennt man aber auch, dass dies genau nicht der richtige Weg ist und man selbst Social-Media-Arbeit später anders umsetzen muss. An dieser Stelle sollte auch gleichzeitig über mögliche Zielgruppen nachgedacht werden. An wen richten sich also meine späteren Beiträge? Sind es Kunden, sind es Sponsoren, sind es neue Mitglieder für den Verein oder die Genossenschaft? Dies kann sehr vielfältig sein und erfordert manchmal verschiedene Strategien. Das ist an dieser Stelle eine zugegebenermaßen sehr komplexe Aufgabe, die manchen schnell überfordern wird. Ein bisschen ist es aber wie in einem Businessplan und man sollte sich hier nicht überfordern. Lieber mal einen Tag mehr Zeit nehmen, etwas recherchieren, nachschauen oder bewusst in den sozialen Netzwerken nach guten Beispielen stöbern. Wer gute Beispiele findet, sollte diese analysieren und überlegen, welche Strategien davon für die eigene Organisation übernommen werden könnten. Für Social Media muss das Rad nicht komplett neu erfunden werden, sondern lediglich die eigenen Inhalte auf die passende Zielgruppe abgestimmt sein. Beruhigend zu wissen, an dieser Stelle muss nichts perfekt sein. Vieles wird ausprobiert, wieder verworfen, etwas Neues kommt und ganz langsam nähert sich mein Inhalt an die Zielgruppe an. Nicht verzweifeln, Social Media ist kein Sprint. Das ist ein Marathon!
Die nächsten Gedanken sollte man sich darüber machen, welche sozialen Netzwerke überhaupt die richtigen für mein Vorhaben sind. Also eher Bilder und Videoplattformen wie Instagram oder YouTube oder Business Portale wie LinkedIn oder fühle ich mich klassisch bei Facebook zu Hause, weil ich dort meine Zielgruppe erwarte. Damit sollte man sich auch nicht zu viel vornehmen, denn die Ressourcen sind in aller Regel begrenzt. Lieber zunächst mit einem Netzwerk starten und dieses dafür richtig nutzen, als gleich überall loslegen zu wollen, aber dann schnell überfordert zu sein. Wenn man sich für das entsprechende Netzwerk entschieden hat, gilt es sich den passenden Content dafür zu überlegen. Sicherlich werden einige in der Versuchung sein, zunächst Beispiele, die einem selbst gut gefallen, in ähnlicher Form darzustellen. Dabei sollte man jedoch beachten, die eigene Zielgruppe mit eigenen Inhalten ansprechen zu wollen. Meist hat man schon nach wenigen Wochen den Dreh raus, was die Menschen wirklich erwarten. Denn einer der Vorteile in Social Media ist es natürlich auch, sehr schnell Feedback von seiner Community zu bekommen. Dieses muss natürlich nicht immer positiv ausfallen. Doch genau hier setzt auch die Nachbereitung an. Was gefällt und was nicht? Was wird erwartet und welcher Inhalt wird nicht als zielführend angesehen und sollte im nächsten Beitrag verbessert werden? Überhaupt sollten für Beiträge feste Regeln gelten, die für alle Beteiligten in einem Redaktionsplan ersichtlich sind. Apropos Redaktionsplan: Dieser dient dazu, die Inhalte für die entsprechenden Netzwerke zu den passenden Zeiten zu entwickeln und alle Ideen umzusetzen. Natürlich darf Content auch spontan sein, braucht aber eine konkrete Grundlage und die notwendige Regelmäßigkeit.
Sobald mehrere Personen für die Kommunikation in Social Media verantwortlich sind, benötigt man zusätzlich eine Art Dienstplan. Hier sollte klar gegliedert sein, wer zu welchen Zeiten die einzelnen Kanäle genau im Blick hat und ob vielleicht auch am Wochenende eine Antwort für die Community gegeben werden muss. Nicht ganz überraschenderweise empfinden viele Menschen Social Media nämlich als ein 24-Stunden-Werk. Das heißt, sie erwarten immer eine entsprechend schnelle Reaktion. Sollte man dies als kleines Unternehmen oder Organisation gar nicht leisten können, sollte man zumindest darauf hinweisen, zu welchen Zeiten man erreichbar ist und Antworten geben wird. Unabhängig davon muss man aber beachten, ob nicht rechtswidrige Kommentare oder Spam in seinen Netzwerken auftauchen. Auf diese muss man sofort reagieren, weshalb eine regelmäßige Beobachtung der eigenen Kanäle wichtig ist. Nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für Social Media im Speziellen ist eine gute Organisation daher besonders wichtig. Dabei können auch einzelne Tools helfen, die z. B. bei Kommentaren benachrichtigen oder den vorbereiteten Beitrag zeitgesteuert posten. Damit kann man Inhalte, die z.B. am Wochenende vorbereitet wurden, über die Woche hinaus verteilen.
Social Media ist doch kostenlos, oder?
Auch wenn die Nutzung von sozialen Netzwerken vielfach kostenfrei ist, ist der Aufwand selbst nicht zu unterschätzen. Neben den üblichen Personalkosten fallen schnell auch mal Kosten für zugeliefertes Material an. Das können professionell erstellte Fotos oder Videos sein, aber auch Textbeiträge oder Grafiken. Sofern man tatsächlich alles selbst erstellen kann und nicht auf fremde Leistungen zugreifen will, benötigt man zumindest entsprechende Software oder Tools, die man ebenfalls kaufen muss. Auch die Kosten für Hardware sind nicht zu unterschätzen, denn häufig steigen die Ansprüche schnell und neues Equipment muss angeschafft werden. Dennoch relativieren sich diese Kosten in den meisten Fällen rasch, müssen aber zumindest eingeplant sein.
Praxisbeispiel Sportvereine
Sehr typisch ist zum Beispiel die Situation vieler Sportvereine, als klassische Form aus dem Bereich der Vereine. Sie haben oft eine lange Tradition und sind durch Landesverbände, Abteilungen und Gruppen meist sehr gut organisiert. Historisch wichtig war die Öffentlichkeitsarbeit hier schon immer, galt es doch stets neue Mitglieder zu gewinnen, aus dem Vereinsleben zu berichten und sportliche Erfolge öffentlich zu feiern. Typische Pressefotos mit Pokalen und Medaillen erfolgreicher Wettkämpfer füllten ganze Seiten in Sport- oder Lokalteilen der Zeitungen.
Dazu übernahm größtenteils ein gewählter oder bestellter Pressewart oder eine Pressewartin die Aufgabe, die örtlichen Zeitungen über Veranstaltungen zu informieren oder selbst Artikel zu schreiben und zur Veröffentlichung einzusenden. Im Laufe der letzten Jahre wurden jedoch viele Lokalredaktionen geschlossen und die Leserschaft klassischer Printmedien wird zunehmend geringer. Stattdessen wird heute überwiegend “Online” berichtet. Dies geschieht in Medienportalen der Verlage, in Blogs oder eben den sozialen Netzwerken. Dazu müssen auch Vereine umdenken und neue Wege in der Kommunikation finden, sowohl für die breite Öffentlichkeit als auch für die Mitglieder im Verein selbst. Wer möchte schon das nächste Training verpassen, weil nirgendwo die neuen Trainingszeiten für die nächste Woche veröffentlicht sind?
So gut sich ein Verein auch organisiert, die Anforderungen sind sehr vielfältig und es gibt unterschiedliche Interessen und Ziele. Die Leitungsebene möchte eine “moderne” Homepage und einen Blog, einzelne Abteilungen möchten endlich Instagram für sich nutzen, andere fühlen sich damit aber überfordert und sehen es nicht als Teil der Aufgabe. Vieles wird in verschiedensten WhatsApp-Gruppen organisiert, die aber nicht alle erreichen und die Vielzahl von täglichen Nachrichten lässt vieles offen. Spätestens jetzt übersteigt es die Anforderungen an die bisherige klassische Öffentlichkeitsarbeit und neue Konzepte und Strategien müssen her. Dazu braucht es auch Verantwortliche, die sich mit Neuen Medien gut auskennen und dafür geschult oder bereit sind, eine entsprechende Weiterbildung zu besuchen.
Zielgruppe(n) für Sportvereine
Zunächst wird man an neue Mitglieder denken, dies greift aber zu kurz. Doch wer gehört sonst noch zur Zielgruppe? Das können bei den Jüngeren auch die Eltern sein oder andere Personen, die sich um die sportliche Entwicklung kümmern. Vielleicht werden auch neue Übungsleiter und Trainer gesucht oder es gilt, neue Sponsoren zu erreichen. Auch Schulen, Jugendämter und örtliche Sportverbände gehören dazu wie auch Unternehmen als Spenden- und Fördermittelgeber. Somit werden immer mehrere Zielgruppen berücksichtigt, auf die eine Strategie angepasst sein sollte. Gerade bei mehreren großen Zielgruppen braucht es eine zielgerichtete Kommunikation, die sogar über verschiedene Kanäle hinweg notwendig ist. Kann ich z. B. die Eltern noch gut über die Homepage und eine Facebook-Seite informieren, erreiche ich jugendliche Sportler eher über Instagram, TikTok oder YouTube.
Aufgaben im Sportverein klug verteilen
Oft sind die Wege in der Kommunikation eines Sportvereins recht zäh und langwierig umgesetzt, weil sich eine digitale Kultur nicht bei allen Mitgliedern durchgesetzt hat. Oder es wird versucht, jede Person in allen Gruppen über alles Mögliche zu informieren, dies ist oft unnötig. Besser ist es, kleine und produktive Teams zu bilden und diese nach und nach zu erweitern. Häufig werden auch umgekehrt zu viele Aufgaben nur an eine Person vergeben und es geht dann kaum voran. Vor allem, wenn die Zeit im Ehrenamt sehr begrenzt ist. Dann macht sich schnell Frust breit. Viel besser ist es, verschiedene Aufgaben nur von einer zentralen Position oder Gruppe heraus zu leiten und dabei auf verschiedene Personen zu verteilen. Dies kann dann so aussehen:
Der Jugendvorstand wünscht sich Instagram und darf dies nach einer Schulung und unter Einhaltung definierter Regeln selbst umsetzen. Die Pressestelle kann alle Artikel direkt auf einem Blog veröffentlichen und andere Gruppen bekommen jeweils einen Account für die Facebook-Seite (Fanpage) oder eine FB-Gruppe. So vielfältig die neue Struktur auch aussehen kann, dabei sollte stets ein wachsamer Blick auf die Inhalte und Kommentare fallen. Dies gehört dann zu den Kernaufgaben derjenigen Person, die die Leitungsfunktion im Team Social Media übernommen hat und auch die Einhaltung der Strategie überprüft.
Fazit Social Media Umsetzung in Sportvereinen
Social Media in einem typischen Verein zu etablieren, ist kein einfaches Unterfangen. Dazu gehört eine schriftliche Strategie, die Verteilung auf mehrere Personen und die Bereitschaft für alle, Vieles erst in der Praxis zu lernen. Doch es zahlt sich schnell aus, sowohl für den Verein als auch für die einzelnen Mitglieder.
Dieses kleine Beispiel lässt sich nahezu immer übertragen, die Anforderungen sind oft sehr ähnlich und es gilt, passende Lösungen zu entwickeln. Mehr zum Thema digitale Kommunikation und Social Media Marketing, egal ob für Unternehmen, NGOs oder gemeinnützige Vereine, erfahren Sie in unserem IHK-Kurs des Social Media Managers.
Sie interessieren sich für die Weiterbildung Social Media Manager (IHK)? Hier finden Sie alle Informationen zu dem Lehrgang.
Informationsbröschüre zum Download
Laden Sie sich jetzt die Informationsbroschüre in PDF-Format zur Weiterbildung “Social Media Manager (IHK) herunter:
Empfohlene Beiträge
Digitale Trends im Marketing 2024: Mit Social Media und Online Marketing zum Erfolg!
3. Februar 2024
Recruiting mit kununu in nur drei Schritten
9. Dezember 2023
