Zwischen Headset und To-Do-Listen: Erfahrungsbericht zum Homeoffice

Wie alle anderen Unternehmen auch, hat die Corona-Pandemie unser kleines Bildungsunternehmen auf den Kopf gestellt. Obwohl wir seit Jahren digital unterwegs sind, eine eigene Lernplattform betreiben und zahlreiche digitale Tools für die Unternehmensabläufe nutzen, mussten wir unsere Abläufe und Strukturen an die neue Situation des Homeoffice anpassen. Ein kleiner Erfahrungsbericht rund um unsere digitale Zusammenarbeit, die Nutzung von verschiedenen Tools und Entwicklung neuer Strukturen.

Transparenz ist in Krisensituationen besonders wichtig

Mitte März dieses Jahres hat uns die Corona-Situation genauso kalt erwischt, wie alle anderen auch. Aufgrund unserer digitalen Ausrichtung vielleicht nicht mit ganz so starken Veränderungen und Einschränkungen verbunden, wie es bei vielen anderen der Fall war, jedoch mussten auch wir uns anpassen und verändern. Unser Team ist der Kern unseres Unternehmens. Die Mitarbeiterinnen (ja es sind wirklich nur Frauen) sind seit vielen Jahren bei uns und leisten hervorragende Arbeit. Der Leitung war es daher von Anfang an wichtig, alle wissen zu lassen, dass wir alles tun werden, damit der Betrieb bestehen bleiben kann. Transparenz und Einbeziehen aller, prägt seit jeher unser Arbeiten. Daher hat alles mit einer Krisensitzung begonnen, in der wir als Leitungsteam dargestellt haben, welche Veränderungen auf uns zukommen. Unsere Partner-Bildungseinrichtungen haben ihren Präsenzbetrieb eingestellt, alle Weiterbildungen die also Präsenzunterricht beinhalteten mussten gestrichen bzw. verändert werden.

Homeoffice initiieren

Zunächst aber stand uns die wichtigste Veränderung bevor: um die Kolleginnen gesundheitlich nicht zu gefährden, haben wir sofort beschlossen, unsere Büroräume nur noch in einer Notbesetzung (von einer Person) zu belegen. So konnten wir sicherstellen, dass diese Person kontaktlos arbeiten kann. Es galt also zunächst, alle Kolleginnen für das Homeoffice auszustatten und eine Belegungsplanung für das Büro zu erstellen. Erst dann ging es an die Feinheiten des Arbeitsalltags, die sicherlich zahlreiche Unternehmen ähnlich zu regeln hatten:

Wie finden Team-Meetings statt? In welcher Häufigkeit? Mit welchem Medium?
Wie stellen wir Informationen zur Verfügung, die für alle zugänglich sein müssen?

Team Meetings per Videokonferenzen

Da wir als Bildungsanbieter über jahrelange Erfahrung mit dem Einsatz von Videokonferenzsystem verfügen, war für uns schnell deutlich, dass wir darüber auch unsere Team-Meetings halten werden. Im Lehrbetrieb arbeiten wir seit vielen Jahren mit dem deutschen Videokonferenzsystem “edudip“. Hier haben sich im Rahmen des Corona-bedingten Anstiegs an Video-Konferenz-Nutzungen jedoch deutliche Performance-Probleme gezeigt, sodass wir ein zweites Videokonferenzsystem dazu genommen haben, um eine Ausweich-Möglichkeit zu haben. Da haben wir uns für “clickmeeting” entschieden. Derzeit testen wir grade eine Video-Konferenz-Software, die man selbst betreiben kann – BigBlueButton. Damit machen wir aktuell sehr gute Erfahrungen. Vor allem für Meetings ist das System spannend, weil man hier parallel ein gemeinsames Protokoll schreiben kann.

Man muss also bei den System schauen, welche Funktionen für welche Einsätze zur Verfügung stehen. Für den Lehrbetrieb ist es wichtig, dass man eine Präsentation oder andere Dokumente zeigen kann oder der Lehrende auch mal einen Bildschirm teilen kann. Auch die Funktion eines Whiteboard, auf dem die Teilnehmer etwas schreiben können, ist sehr praktisch. Für den Team-Austausch ist jedoch sinnvoll, wenn man gemeinsam Dinge festhalten kann. Wir führen in den Zeiten des Homeoffice täglich morgens ein kleines Meeting durch, um uns auf den aktuellen Stand zu bringen. Deutlich häufiger als wir es zu Präsenz-Zeiten getan haben. Da gab es einmal pro Woche ein Team-Meeting, aber da waren wir alle in ständigem Austausch und konnten uns ad hoc austauschen und Informationen aktualisieren.

Kollaboratives Arbeiten

Der zweite Knackpunkt ist das Bereitstellen von Informationen, die für alle Mitarbeiterinnen relevant sind. Diese Informationen sind bei uns an zahlreichen Aktivitäten aufgehängt. Beispielsweise unsere eigene Blogplanung. Wer bis wann welchen Artikel fertig haben, welche Gastbeiträge sind angefragt und geplant und wann kommt welcher Artikel raus? Dazu nutzen wir ein Kollaboration-Tool: Bitrix24. Hier kann man beispielsweise mit Wiki-Funktionen Dokumente gemeinsam bearbeiten und da es sich um eine web-Anwendung handelt, können diese Informationen von überall abgerufen oder verändert werden.

So haben wir zahlreiche Prozesse, die im Büro klassisch über Tabellen und Pinboards organisiert waren, in Bitrix abgebildet. So kann man sich schnell einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge verschaffen. Bitrix24 ist nur ein Beispiel für ein solches Tool. Zahlreiche Unternehmen setzen hier Microsoft Teams oder Asana oder Coyo ein, auch Trello bietet sich sehr gut zum kollaborativen Arbeiten an. Auch hier gilt: Die Auswahl der Tools ist groß. Man muss sich vorab Gedanken darüber machen, welche Anforderungen der Zusammenarbeit das Tool leisten soll.

Das waren im Prinzip die beiden bedeutsamsten Herausforderungen für uns in der Corona-Zeit. Neue Strukturen und Anwendungen zu finden, die uns das Arbeiten im Homeoffice erleichtern. Verändert hat sich lediglich, dass man sich nun gezielter austauschen muss, weil kein Nebengespräch mehr möglich ist. Man kann nicht mal ins Büro der Kollegin gehen und nachfragen, man muss sich die Frage für den Austausch am nächsten Morgen merken und sich überlegen, welche Bedeutung neue Informationen haben. Sind sie für alle relevant, dann sollen sie in ein Tool eingegeben werden, zu dem alle einen Zugang haben. Natürlich nutzen wir weiterhin E-Mails, eine Facebook-Gruppe, unsere Lernplattform und auch das Telefon, um uns auszutauschen. Wir waren also schon immer recht digital unterwegs, daher ist uns diese Umstellung nicht besonders schwergefallen. Nur die Kollegen und der informelle Austausch in der Büro-Küche oder der Plausch zwischendurch, das fehlt. Aber wir hoffen, dass wir auch das bald wieder live umsetzen können. Und bis dahin verwachsen wir weiter mit unserem Headset und der Tastatur!