Teamboards im Vergleich – Trello vs. Taskworld

Business Academy Ruhr Online Redaktion

Wer in einem Team arbeitet und Aufgaben organisieren will, verliert manchmal schnell den Überblick. Übliche To-Do-Listen in Form von analogen Zetteln fliegen oft nur unkoordiniert im Büro herum. Außerdem arbeiten immer mehr Leute im Home Office und müssen sich im Team online koordinieren. Da kann sich die Nutzung eines Teamboards lohnen. Daher haben wir einmal Trello getestet und es mit der weniger bekannten Plattform Taskworld verglichen. 

Zettel sind out – Die modernen To-Do-Listen werden auf Boards notiert

Teamboard-Tools helfen dabei Projekte zu koordinieren und zu planen. Eines der bekannteren ist Trello. Das Tool gibt es sowohl in einer Desktop-Version als auch als App für Android und iOS. Die Anmeldung erfolgt schnell über ein bestehendes Google-Konto oder eine Registrierung per E-Mail. Von dort aus kann man direkt ein neues Board erstellen, über das ein bestimmtes Projekt verwaltet werden kann. Hierbei kann man sich das eigene Board optisch ansprechend gestalten. Es gibt eine große Auswahl an voreingestellten Landschaftsaufnahmen, die einem die Arbeit mit dem Programm versüßen.

Checkliste in Trello

Über die Einstellungen lassen sich Name, Initialen und auch ein Avatar einstellen. Bei gemeinsamer Bearbeitung von Teamprojekten verhilft dies zu einer besseren Übersichtlichkeit. Außerdem lässt sich die Darstellung für Farbenblinde optimieren. Der Fokus auf visueller Gestaltung führt nicht zuletzt dazu, dass das Tool sehr intuitiv zu nutzen ist. So sind die meisten Funktionen selbsterklärend. Wenn man jedoch ein Projekt abschließen will, muss man im Menü auf „Board schließen“ klicken. Diese Option erfordert ein wenig Sucherei.

Hilfreich ist, dass jeder einzelnen Projektkarte verschiedene Unterpunkte hinzugefügt werden können. Somit kann man mit einem Klick in die Karte detaillierte Beschreibungen hinzufügen. Die Initialen der bearbeitenden Person werden hier ebenfalls angezeigt, sodass klar zu erkennen ist, wer für das jeweilige Projekt verantwortlich ist. Ebenfalls praktisch ist die Checkliste, die man hinzufügen kann, um einzelne Teilbereiche einer Aufgabe aufzulisten und abzuhaken. Mit jeder abgehakten Teilaufgabe wird der Fortschritt in Prozent in einer Statusleiste angezeigt. Zu jeder Karte lassen sich Farblabels erstellen, Fristen eintragen, Titelbilder und Anhänge hinzufügen. Aktuelle Dateien kann man so schnell finden bearbeiten. Wenn man in Google Chrome nach Erweiterungen sucht, gibt es hilfreiche Plugins, wie zum Beispiel Zeiterfassungserweiterungen oder Webclipper mit denen man Texte von Webseiten direkt zu Trello schickt. Auch die Integration von Adobe Programmen ist hier möglich. Bei allen Erweiterungen handelt es sich um Drittanbieter. Die App bietet dieselben Funktionen wie die desktopbasierte Version von Trello. Daher ist die Umstellung kein Problem und funktioniert reibungslos.

Trello ist bis zu einer Anlagengröße von 10 Megabyte kostenlos. Benötigt man mehr Speicherplatz kann man zu Trello Gold wechseln und zahlt dafür 45 Dollar pro Jahr.

Wie schneidet Taskworld im Vergleich zu Trello ab?

Die Registrierung bei Taskworld ist schon deutlich aufwendiger. Hier muss man sein Unternehmen und die jeweilige Branche angeben bevor man starten kann. Außerdem wird man dazu aufgefordert Kollegen einzuladen und die Seite zu teilen. Hat man sich einmal angemeldet, kann man eine Projekt-Vorlage nach Vorliebe auswählen. Hier gibt es die Optionen das Board entweder nach Wochentag, einzelnem Teams, Abteilungen oder Kanban zu sortieren.

Für ein Beispiel-Projekt haben wir uns für die Darstellung in Wochentagen entschieden. Diese Option gibt es bei Trello nicht. Gerade im Team ist eine übersichtliche Darstellung der Aufgaben in einer Wochenansicht sehr hilfreich.

Um Taskworld auch als App nutzen zu können muss man sich zuerst in der Desktop-Version registriert haben. Ist die Registrierung aber erst einmal abgeschlossen, so bietet die App klare Vorteile. Die Benutzeroberfläche kann je nach Verwendungszweck optimiert werden und es gibt nützliche Optionen. Beispielsweise lässt sich die Zeit aufzeichnen, die man zur Verwendung einer Aufgabe benötigt. Ebenfalls hilfreich ist der Zeitstrahl, der grafisch darstellt, wer wann welche Aufgaben bearbeitet. Insbesondere was Terminplanungen angeht, ist Taskworld daher Trello einen Schritt voraus. Unter „Analyse“ wird außerdem in Tortendiagrammen dargestellt welche Aufgaben jeweils abgeschlossen, überfällig und geplant sind. Auch das ist sinnvoll und kann die Motivation im Team erhöhen.

Der Kanban Workflow ist sowohl bei Trello als auch bei Taskworld möglich. Hiermit verschieben sich Aufgaben in die Kategorien „Dinge, die erledigt werden müssen“, „Im Gange“ oder „Fertig“.

Eine Einzellizenz für Taskworld  gibt es für 10,99€ pro Monat in einem Jahresvertrag. Das monatlich kündbare Abo ist mit 14,99€ ein wenig teurer.

Fazit

Wer ein benutzerfreundliches Tool sucht, ist mit Trello gut bedient. Die Benutzerfläche ist intuitiv und erleichtert den Überblick über bevorstehende Aufgaben ungemein. Auch das Abhaken von Checklisten innerhalb einer Aufgabe kann eine große Erleichterung sein. Wer jedoch eine genaue Zeiterfassung benötigt sollte sich vielleicht nach einer anderen Lösung umsehen. Persönlich bin ich kein Freund von To-do-Listen, aber die gute Übersichtlichkeit von Trello könnte mich vielleicht zu einem Organisationstalent machen.

Taskworld ist von der Idee her gut für Teams geeignet, die ein gutes Zeitmanagement anstreben. Der Zeitstrahl verschafft einen guten Überblick und auch die prozentuale Darstellung an bereits erledigten Aufgaben ist sinnvoll.

Im direkten Vergleich zwischen diesen beiden Organisations-Tools stellt sich die Frage, ob der Fokus eher in der Aufgabe an sich liegt oder ob auch eine gute Darstellung der bevorstehenden Deadlines erforderlich ist. Beide Tools erleichtern die Organisation erheblich. Trello ist jedoch als kostenloses Tool die günstigere Lösung.

 

Hier veröffentlichen wechselnde Praktikantinnen und Praktikanten der Business Academy Ruhr Beiträge rund um das Digital Business.